CMMS: un software per monitorare gli interventi sugli asset
COS’È UN SISTEMA CMMS
Ogni volta che si conclude un ordine di lavoro, tutte le informazioni come date di completamento, forniture utilizzate, ore di lavoro spese, vengono riportate nel CMMS per avere un tracciamento costante e supportare e ottimizzare le operazioni future.
A volte si fa confusione tra il CMMS e un altro sistema che riguarda la manutenzione, il CAFM, che sta per Computer-Aided Facilities Management. Il CAFM supporta sia la gestione della manutenzione delle strutture, sia degli immobili. I software CAFM si integrano facilmente con molte piattaforme e aiutano i Facility Manager a pianificare e monitorare l’uso degli asset.
Il CMMS, invece, è una delle componenti del CAFM, interamente focalizzata sulla manutenzione. Questo software usa una singola piattaforma e ha un database con le operazioni di manutenzione dell’azienda, per garantire chiarezza sulle decisioni e sugli ordini di lavoro.
SOFTWARE CMMS
Inserire un CMMS in azienda porta senza dubbio molti vantaggi in termini di efficienza e di costi ma ci sono alcuni elementi da considerare prima di sceglierlo e implementarlo:
- valutare gli altri sistemi usati dall’azienda con i quali il software CMMS deve interfacciarsi, come i programmi per la gestione finanziaria, e assicurarsi che possano essere integrati. Gli utenti e i manager dei sistemi esistenti, compreso il team IT, devono essere coinvolti nello sviluppo del e nell’integrazione del CMMS.
- assicurarsi che i dati del sistema esistente possano essere trasferiti facilmente e accuratamente.
- richiedere una formazione adeguata durante l’installazione e la fase di test per tutto lo staff, sia per l’operatività, sia per sapere come ottenere il massimo dal sistema. Fin da subito deve essere chiaro cosa il sofztware CMMS può e non può fare
CMMS: KPI E VANTAGGI
I CMMS sono usati dalle organizzazioni che si occupano di manutenzione per gestire, registrare e comunicare le loro operazioni quotidiane.
Il sistema, di solito, restituisce dei report per tenere traccia delle risorse e monitorare le metriche di performance. Questi Key Performance Indicator, KPI, sono utili per valutare l’efficacia delle operazioni avviate e prendere decisioni sull’organizzazione e sul personale.
Nello scenario attuale della gestione della manutenzione, il CMMS è uno strumento fondamentale per tenere monitorate le richieste di lavoro, osservare l’avanzamento degli interventi, analizzare i dati per produrre report e controllare i costi.
Chi lavora nella manutenzione usa questi strumenti per coordinare le operazioni quotidiane e le attività manutentive richieste per ogni sistema, semplice o complesso.
I CMMS danno anche tutte le informazioni necessarie per gestire il lavoro, la forza lavoro, i costi e generare Management Report e uno storico di dati.
Il CMMS può essere usato per accumulare dati utili per valutare, tramite i KPI, il programma di manutenzione dell’azienda. Chi si occupa di manutenzione deve, quindi, selezionare le metriche da usare per misurare il proprio progresso verso gli obiettivi stabiliti.
Chiaramente, è fondamentale individuare i KPI corretti, basati sui dati e necessari per ottenere informazioni di valore.
CMMS E MANUTENZIONE
Tutti i CMMS vengono usati per gestire la manutenzione in azienda ma alcuni sono stati sviluppati, nel tempo, per adeguarsi ad alcuni specifici settori di business, settori o funzioni. I manager oggi possono usare il CMMS nella manutenzione per tracciare, ad esempio, la logistica, l’inventario delle loro flotte, il chilometraggio, i dati contabili o le condizioni dei leasing. Altri usano il CMMS per monitorare equipaggiamenti, inventari o software su computer, tablet e smartphone. Quando si acquista un CMMS per la manutenzione è molto importante tenere in considerazione la totalità delle opzioni possibili per gestire gli asset e concentrarsi su soluzioni IT consolidate. Un CMMS può essere usato nella manutenzione di strutture semplici o impianti complessi, ma anche di gruppi di veicoli come le flotte aziendali. Sono sistemi molto versatili e modulari, utili per applicazioni molto distanti tra loro e possono essere personalizzati per adattarsi a più applicazioni. Qualsiasi sistema o set di moduli si scelga di usare, bisogna fare attenzione ai requisiti di sviluppo aziendali. Il CMMS deve incontrare i bisogni, le criticità e le opportunità del business ed essere implementato in modo che gli utenti accolgano la nuova tecnologia positivamente e abbiano una chiara visione dei benefici che porta.
CMMS O EAM SOFTWARE?
Quando si iniziano le ricerche di un software per la gestione degli asset e della manutenzione, spesso ci si imbatte in una serie di sigle e acronimi difficili da capire a un primo sguardo.
Oltre al CMMS, si parla spesso di EAM Software, acronimo che sta per Enterprise Asset Management.
Quando conviene scegliere l’uno e quando l’altro?
A una lettura rapida, sembrano praticamente lo stesso prodotto: entrambi servono a informatizzare la gestione della manutenzione, offrono sottoscrizioni in cloud e consentono di monitorare gli asset. Alcuni sistemi CMMS, poi, includono anche funzionalità tipiche degli EAM, come i moduli di acquisto. Quindi è vero che nel tempo i confini si sono fatti più sfumati ma non si può dire che CMMS e EAM siano la stessa cosa.
I software CMMS, infatti, sono perfetti per le operazioni di manutenzione per cui serve uno strumento in grado di gestire ordini di lavoro, monitoraggio delle macchine e delle parti di ricambio.
Gli EAM, invece, sono dei software unici per la gestione degli asset fisici di un’azienda. La loro caratteristica è di collegare, in una sola piattaforma, sistemi informatici diversi. I sistemi EAM, a differenza dei CMMS, includono la gestione della manutenzione, il costo di possesso degli asset fisici dell’azienda, l’analisi delle performance del ciclo di vita di questi asset, inventario, contabilità, gestione delle operazioni e Business Intelligence.
Anche i dati relativi al consumo di energia, cataloghi dei pezzi di ricambio e storico delle riparazioni viene archiviato e reso accessibile.
Sono repository di dati fondamentali per tutti i reparti: dall’ufficio acquisti alla contabilità. D’altro canto, i CMMS ormai possono essere personalizzati e integrati facilmente con i sistemi già esistenti in azienda o con nuovi sistemi da scegliere a parte, in base alle necessità del momento, con una flessibilità molto maggiore rispetto ad una piattaforma EAM.
Ci sono, poi, alcuni software basati su una nuova concezione, che superano questa tradizionale suddivisione e mettono a disposizione degli utenti una piattaforma unica, potente, ma completamente personalizzata, ritagliata sulle esigenze di ogni azienda.
QUALI SONO I CMMS DEL MOMENTO?
Oggi sul mercato ci sono moltissimi CMMS, ognuno con funzionalità di base simili ma caratteristiche diverse ed applicazioni in ambiti diversi.
MAINSIM CMMS
mainsim è un CMMS che rende semplice la gestione della manutenzione: è un supporto per organizzare, programmare e gestire le attività manutentive.
Ha un set di accessi personalizzati in base al ruolo e ai compiti assegnati, un’interfaccia di navigazione intuitiva e pulita, degli indicatori chiari per essere sempre aggiornati sullo stato della manutenzione e totale accessibilità da App per utilizzare la piattaforma anche in mobilità.
mainsim ha raccolto una lunga esperienza in gestione della manutenzione, CMMS e EAM e ha rilasciato un software che permette di ridurre lo spreco di tempo, grazie all’organizzazione e al tracciamento delle segnalazioni e dello stato di avanzamento dei lavori.
mainsim rilascia, inoltre, aggiornamenti di versione gratuiti e l’accesso a un portale Support sempre attivo.
Entrando nella piattaforma, si possono creare dashboard personalizzate per sapere sempre cosa succede negli edifici e negli impianti: uno strumento brillante per presentare una vista globale dell’andamento delle attività di manutenzione e delle performance di un intero team su tutti i siti di lavoro. In una struttura di facile interpretazione, i responsabili della manutenzione possono individuare i punti su cui agire per migliorare l’efficienza e ridurre i tempi di inattività.
I moduli di gestione degli asset, poi, permettono di definire con precisione le attività utili ad ogni singola azienda, senza perdere di vista i costi di manutenzione, di sostituzione dei pezzi di ricambio, le scadenze delle garanzie e le statistiche sui guasti.
Anche la gestione degli ordini di lavoro è molto efficiente e centralizzata: per ogni ticket aperto viene creata una richiesta di intervento che contiene tutte le informazioni utili per gestirla.
Infine, una delle innovazioni più importanti inserite da mainsim è il wizard: un portale self-service di manutenzione da cui gli utenti richiedenti possono emettere richieste di intervento chiare e senza errori, selezionando una serie di opzioni predefinite.
mainsim prevede una Demo gratuita molto approfondita e un training strutturato per gestirlo facilmente in autonomia.
BIGFOOT CMMS
Bigfoot è un CMMS SaaS, ovvero un software a sottoscrizione con funzionalità di gestione della manutenzione su edifici e macchinari, manutenzione preventiva e gestione degli ordini di lavoro.
Bigfoot si può provare gratis e mette a disposizione un’area training online live e on demand, insieme ad alcuni webinar formativi.
INFOR CMMS
Il sistema Infor è un software che aiuta a ottimizzare la gestione della manutenzione, completo di edizioni specifiche per diversi settori aziendali ed è già pensato per poter cambiare e crescere, insieme alle esigenze di ogni realtà. Aiuta a massimizzare l’affidabilità degli asset e a prevedere i guasti agli impianti, grazie alla funzione di manutenzione preventiva.
MAXIMO CMMS
Maximo, in realtà, non è un CMMS ma un Software EAM a marchio IBM. È un collettore dei dati IoT ricavati da utenti e sensori per prevenire o segnalare precocemente i malfunzionamenti e ridurre i tempi di fermo macchina imprevisti. Raccogliendo queste informazioni, Maximo restituisce una visione in tempo reale dell’uso degli asset e aiuta a pianificare la manutenzione sul breve e lungo termine. Può gestire anche servizi, attività e contratti.
Maximo di IBM funziona in Cloud, con un accesso facile da tutti i dispositivi mobili e si può testare con una demo interattiva.
UPKEEP CMMS
UpKeep è un software CMMS & EAM a sottoscrizione, con App per iOS e Android. È dedicato soprattutto alla gestione della manutenzione di: Impianti di Produzione, Flotte, Hotel, Costruttori, Pubblica Amministrazione, Aziende di Distribuzione, Logistica, Ristoranti, Centri Educativi.
Si può provare gratis e mette a disposizione un’area training online.
È un CMMS che può gestire ordini di lavoro, con alcune funzioni aggiuntive.
CARL CMMS
CARL Source è un CMMS con possibilità di sottoscrizione, nella soluzione CARL Cloud. La sua caratteristica è di avere un’interfaccia semplice e intuitiva con molte possibilità di personalizzazione come cruscotti e dashboard configurabili, aggiunta di campi, personalizzazione delle schermate e dei report. Può essere implementato facilmente sia in contesti di piccole dimensioni, sia all’interno di reti più sofisticate e tutti i suoi componenti possono essere open source.
CMMS OPEN SOURCE
Esistono anche soluzioni open source per ottenere un CMMS in azienda. Ad esempio, CalemEAM, che viene rilasciato anche in un’edizione speciale Open Source, con alcune limitazioni ma ottima per i piccoli business.
Poi c’è OpenMAINT che è un CMMS gratis e open source per chiunque lo voglia. OpenMAINT mette a disposizione tutte le funzionalità che ci si aspetta da un sistema di gestione della manutenzione. Si possono tracciare tutti gli asset, programmare la manutenzione, gestire ordini di lavoro, inoltrare i compiti richiesti agli impiegati, nell’ambito di un workflow flessibile. Inoltre, può essere un’ottima base per un’ulteriore fase di sviluppo su misura.
Infine, c’è una versione free di CWorks, monoutente, che si chiama Basic, con meno funzionalità della versione a pagamento ma focalizzata sulla manutenzione preventiva quindi perfetta se la priorità aziendale è quella di ridurre i tempi di fermo macchina.
Ti interessa sperimentare un sistema per la gestione della manutenzione?